Hírek

Releváns jogszabály:
– 2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről

Jogszabályi követelmények
A tárgy kapcsán elsősorban azt fontos tisztázni, hogy a munkajogi szabályozás lehetővé teszi a jognyilatkozatok elektronikus formában történő megtételét, illetve közlését, tehát a digitális átállást.
A jogbiztonság szempontjait szem előtt tartva azonban ahhoz, hogy az elektronikus formában megtett és közölt jognyilatkozatokhoz a papíralapon megtett és közölt jognyilatkozatokkal azonos joghatások fűződjenek a jogszabály szigorú követelmények teljesítését kívánja meg. E feltételrendszer alapján ahhoz, hogy egy-egy elektronikus formában megtett jognyilatkozat írásbelinek minősüljön szükséges, hogy

a jognyilatkozatban foglalt információ változatlan visszaidézhetősége,
a nyilatkozattevő személyének azonosíthatósága, valamint
a jognyilatkozat megtétele időpontja azonosíthatósága

biztosított legyen [a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) 22. § (2) bek. a) pont].
Mindezeknek az elektronikus dokumentum csak akkor felel meg, ha annak tartalma utóbb nem módosítható, a jognyilatkozat a címzett hozzájárulása nem vonható vissza vagy törölhető, a jognyilatkozatot tevő személye minden kétséget kizáróan azonosítható, illetve megállapítható, hogy a nyilatkozat mikor került megtételre, illetve közlésre. A fentieket nem biztosító digitális formában megtett jognyilatkozat csak kivételes, az Mt. 22. § (2) bek. b) pontjában található kimerítő felsorolásban meghatározott esetekben tekinthető elektronikus dokumentumnak.
Eszerint a helyben szokásos és általában ismert módon közzétett adatkezelési tájékoztató, munkaidő-beosztás, a munkaidőkeret kihirdetése, a rendkívüli munkaidő elrendelése stb. is elektronikus dokumentumnak minősül, az a munkáltató által kívánt joghatások kiváltására alkalmas.
Elégtelen megoldások
Habár a digitális megoldásokat kereső foglalkoztatók elsőként általában az elektronikus levelezés, illetve a munkavállalók nagy része által már egyébként is használt üzenetküldő applikációk felé fordulnak. Sajnos az ilyen applikációkon (Messenger, Viber, WhatsUp, Slack, Teams stb.) küldött üzenetek az elektronikus dokumentumokra vonatkozó követelményeknek két okból sem felelnek meg. Egyrészt az adatkezelésre vonatkozó EU-s szabályozás alapján valamennyi üzenetküldő applikáció üzemeltetője köteles lehetővé tenni az azt használók számára, hogy az általuk küldött üzeneteket később módosítsák vagy töröljék, e funkció tehát minden ilyen alkalmazásban elérhető. E lehetőség biztosításával pedig az üzenetben megtett jognyilatkozatok utóbb történő változatlan visszaidézése kétségessé válik, hiszen a munkavállaló bármikor dönthet úgy, hogy jognyilatkozatát megmásítja, vagy visszavonja. Mivel a megtett módosítások, törlések visszakövetését az applikációk épp az adatkezelés szigorú szabályai miatt nem teszik lehetővé, emiatt utóbb nem igazolható, mikor és milyen jognyilatkozatokat tettek a felek. Tekintettel arra, hogy a jognyilatkozatok tartalma utóbb változatlan formában nem feltétlenül idézhető vissza, az Mt. írásbeliségre vonatkozó szabályai szerint ilyenkor elektronikus dokumentum, azaz írásbeli jognyilatkozat nem keletkezik. Potenciális megoldásként felmerülhet ugyan a képernyőképek készítése és megőrzése, ez azonban technológiai szempontból nem kellően biztonságos megoldás, valamennyi képernyőkép manipulálható és módosítható utóbb, ezért a képernyőképek készítése az írásbeliség megállapításához nem elégséges. Mindemellett, habár az eszközöket, melyeken ezek az appok futnak, általában egy személy használja, ez nem feltétlenül van így, illetve a munkáltató által ez nem is mérhető fel vagy bizonyítható. Ennek okán az sem mondható ki, hogy az így küldött üzenetek kapcsán a nyilatkozattevő személye kétségkívül azonosítható lenne.
Az emailben küldött nyilatkozatok kapcsán az utólagos módosítás lehetőségének problémája ugyan nem merül fel, az elektronikus levelet küldő személyének azonosítása ugyanúgy problémás lehet, ennek okán az email törzsszövegébe írt jognyilatkozatok ugyanúgy nem minősülnek elektronikus dokumentumnak. Ugyanakkor a bírói gyakorlat alapján elfogadható érvényes írásbeli jognyilatkozatként az email csatolmányaként megküldött, papíralapon megfelelően aláírt és beszkennelt formában megküldött, illetve a munkáltató által elektronikusan aláírt jognyilatkozat. Az első megoldás alkalmazásával ugyan a HR-folyamatok papírmentessége nem valósul meg, a közlés ebben az esetben is egyszerűbbé válhat. A munkáltató számára ugyanakkor ezen eljárás alkalmazását megelőzően mindenképpen javasolt beszerezni a munkavállaló papíralapú nyilatkozatát kapcsolattartási email címéről.
A megfelelő rendszer kiválasztásának szempontjai
Azon munkáltatók számára, akik elmozdulnának a teljesen papírmentes HR-folyamatok irányába, mindenképpen szükséges megfelelő biztonságú elektronikus aláírás beszerzése, valamint ajánlott olyan elektronikus platform(ok) bevezetése, mely(ek) az elektronikus szerződéskötési, illetve jognyilatkozat-tételi folyamat koordinálására, támogatására alkalmasak. E platformok kiválasztása során fontos szempont, hogy a munkavállaló, mint nyilatkozattevő azonosítása része-e a szolgáltató által biztosított folyamatnak, az azonosítást nyilvántartásba vett bizalmi szolgáltató végzi-e, zárt rendszeren belül történik-e a keletkezett elektronikus dokumentumok közlése és őrzése.