Hűségkártya, ERP és webshop egy mezőtúri cégcsoportnak

Az ügyfélről

Az Actor-csoport Mezőtúr ismert kereskedője: a Kreatív Papír- és Írószerboltban, az Actor Műszaki Áruházban és a Diegóban írószertől a fotókidolgozáson át a műszaki cikkekig szinte mindent megtalál a vásárló, a szerződött partnereket pedig az Irodanagyker.hu szolgálja ki. Klubkártyájuk a visszatérő vevőket jutalmazza – egy cégcsoport, amely a helyi kiszolgálást és a modern online jelenlétet egyszerre viszi.

Kiinduló helyzet

Az Actor egy háromtagú cégcsoport (Diego Mezőtúr, Kreatív Papírbolt, Actor Műszaki Áruház). 2023-ban közös hűségkártya-rendszert rendeltek tőlünk mindhárom cégnek. Elégedettek voltak vele, ezért a következő lépésként vállalatirányítási rendszert rendeltek a Kreatív Papírboltnak és az Actor Műszaki Áruháznak, amely a boltokat, a raktárakat, a saját webshopot és három nagykereskedő katalógusát egy helyre hozza – több mint százezer cikkel.

Mit építettünk

• 01A cég webshopját (irodanagyker.hu) is mi készítettük, és összekötöttük az ERP-vel, a nagykereskedők katalógusaival és a csomagküldéssel
• 02Bolti értékesítési képernyő: vonalkód-olvasós termékfelvitel (több vonalkódos cikknél választással), mérlegelt termék, mennyiségkérés, nyugta, számla vagy szállítólevél, kedvezmény forintban és százalékban, iskolai kedvezmény, mennyiségi ár, visszavét; készlethiánynál (pl. méteráru) is eladható – mentéskor, jóváhagyás után a rendszer maga készíti el a készletkorrekciós bizonylatokat
• 03Hűségkártya a pénztárban: kártya keresése számra vagy névre, pontfelírás, pont- és forintbeváltás, kuponok – a cég saját klubkártya-rendszeréből
• 04Cikktörzs: több vonalkód cikkenként (és egy vonalkód több cikkhez), a mobilapp 11 vonalkódtípust olvas; legfeljebb három mennyiségi egység váltószámmal, árkategóriák, minimális készlet, elfekvő készlet figyelése, készletkarton, árváltozás-grafikon
• 05Raktárak önelszámoló egységenként: készlet raktáranként, belső szállítólevél átadás–átvétel, egyéb bevét és kivét, raktárkorrekció, leltár eltéréslistával, címke- és vonalkódnyomtatás
• 06Bizonylatok: árajánlat, díjbekérő, előlegszámla, kimenő számla, nyugta, szállítólevél, bejövő szállítólevél, bejövő számla és költség; sztornó és helyesbítés a NAV felé; pénztár napi zárással
• 07Saját webshop oda-vissza: a rendelések állapotokkal és színekkel az ERP-be jönnek, az állapotváltás, az ár, a kép és a leírás visszamegy; webshop-számla, csomagcímke az Express One-nál, e-mail a vevőnek
• 08Három nagykereskedő API-ja: kategóriák, cikkek, árak, készlet és képek automatikusan a webshop külön cikktörzsébe (124 000+ cikk), a nagykeri cikkcsoportok megfeleltetésével és saját árképzéssel
• 09Analitika és irányítópult: árrés, áfa, jutalék, forgalom boltonként, vevő- és szállítóanalitika, minimális készlet, termékcsoport-készletérték, kintlévőség, napi pénztárzárás – Excelbe
• 10Leltár Android-leltárappal: egység és raktár kiválasztása, vonalkód beolvasása a telefon kamerájával, darabszám három mennyiségi egységben, cikkinformáció árral és készlettel

Kihívások

• Három nagykereskedő eltérő cikkcsoportjait kellett egy kategóriafára egyeztetni, és több mint 100 000 cikket naprakészen tartani – a katalógusokat cikkenként, adagokban dolgozzuk fel, hogy a frissítés ne fogyjon ki a memóriából
• A webshop és az ERP között oda-vissza mennek a partnerek, cikkek, készletek, árak, rendelések és állapotváltások, miközben a webshopnak saját, 124 000+ cikkes törzse van
• Automatikus készletkorrekció: ha a készlet szerint hiányzik egy tétel, de valójában megvan (pl. méteráru), az eladás nem akad el – a rendszer a háttérben elkészíti a korrekciós bizonylatokat
• Offline bizonylat-kiállítás: ha nincs internet, a bizonylat helyben tárolódik, és amint helyreáll a kapcsolat, a rendszer beküldi
• Ugyanaz a cikk több vonalkóddal és három mennyiségi egységben, boltonként külön raktárral – a pénztárban, a bevételezésnél és a leltárban is egyformán kell működnie

Menet közbeni változások

Egy nagy projektben mindig változik valami. Ezeket így kezeltük.

Ütemezés

1. 2023. október

   Hűségkártya-rendszer (Actor Klubkártya): kártyák, pontok, kuponok, születésnapi és lejárati e-mailek

2. 2024. augusztus–október

   Fejlesztés indul: cikktörzs, bizonylatok, értékesítés; a nagykereskedői katalógusok bekötése a webshophoz

3. 2024. december – 2025. március

   Hűségkártya a pénztárban, több vonalkód cikkenként, kuponok, leltár Android-appal, hibajegyek tömeges feldolgozása

4. 2025. április–december

   Napi pénztárzárás, iskolai kedvezmény, Actor-kiadású Android-leltárapp, mennyiségi ár, készletkarton, NAV-státusz ellenőrzése sztornó és helyesbítés előtt

5. 2026. március–július

   Webshop-megrendelések és webshop-számlák az ERP-ben, csomagfeladás Express One-nal, a nagyker-szinkron átírása

6. 2026. augusztus–október

   Bizonylat-előzmények, automatikus készletkorrekció újragondolva, új analitika és irányítópult, megrendelés-állapotok