Egy cégcsoport dolgozói, szabadsága és pénzügye egyetlen webes rendszerben

Az ügyfélről

A KDO-csoport budapesti központú, sokágú vállalkozáscsoport: sok cég tartozik hozzá a vendéglátástól és kereskedelemtől a takarításon, ingatlanhasznosításon és befektetésen át az energiaszektorig – Magyarországon és Szlovákiában. Ahol egy csoport ennyi tevékenységet visz, ott a közös dolgozók és a cégek közötti elszámolás nem mellékes – ezért olyan rendszert akartak, amely a saját folyamataikhoz igazodik.

Kiinduló helyzet

A csoport cégei közösen foglalkoztattak dolgozókat, sokféle jogviszonyban. A cél az volt, hogy „ne a folyamatokat szabjuk egy ERP-re, hanem az ERP-t a folyamatokhoz”.

Mit építettünk

• 01Részletes dolgozói adatlap 13 fülön: személyes adatok és címek, munkaviszony, bérezés, szabadságkeret, bankszámlák és SZÉP-kártya, végzettségek, egészségügyi alkalmasság, tárgyi eszközök, megjegyzések, előzmények, dokumentumok, jelenléti ívek, belépési adatok
• 02Egy dolgozó több cégnél, több jogviszonnyal: jogviszonyonként cég, munkakör, FEOR, munkarend, munkaidő, bér, próbaidő, szabadság-jóváhagyó
• 03Dolgozói felület: a munkatárs saját belépéssel kér szabadságot, látja az összes dokumentumát, és ide kapja a havi bérpapírját is – a HR pedig egységesen kezel mindenkit, akármelyik cégnél dolgozik
• 04Szabadságigénylés a dolgozó saját belépésével, naptárból; a jóváhagyó e-mailt kap a kérelemről, a dolgozó a jóváhagyásról vagy elutasításról; a keret időarányosan számolódik, az életkor szerinti pótszabadságot a születési dátumból adja a rendszer; betegszabadság-keret külön
• 05Szabadságnaptár cégre és telephelyre szűrve, beosztáskezelő műszakokkal, munkanapnaptár
• 06Dolgozói dokumentumok: Word-sablonból generált dokumentumok, amelyekbe a rendszer a dolgozó és a cég adatait tölti (pl. egyszerűsített foglalkoztatás munkaszerződése), jelenléti ív PDF-ben a beosztásból, bérjegyzékek dolgozónként szétosztva; a kiadott dokumentumról a dolgozó e-mailt kap
• 07HR-analitika Excelbe: beosztás dolgozónként és naponként, dolgozói lista munkaidővel, bérrel és változásokkal (egy dolgozóra összes jogviszonyával is), havi munkaidő szabadsággal és betegszabadsággal
• 08Pénzügy cégenként: árajánlat, díjbekérő, előleg- és kimenő számla NAV-bekötéssel, sztornó és helyesbítő, bejövő számla költséghelyekre bontva, csoporton belüli számlánál a fogadó cégnél bejövő számla-tervezet, pénztár forintban és euróban, kintlévőség és fizetési felszólítás e-mailben, könyvelői export
• 09Készlet ott, ahol kell: cikktörzs, raktárak, bevételezés, egyéb bevét és kivét, leltár, készletkarton

Kihívások

• Ugyanaz a dolgozó több cégnél, más munkakörben és más jogviszonyban – a szabadságát, a jóváhagyóját és a jelenlétét jogviszonyonként kell vezetni, mégis egy adatlapon
• Sokféle magyar foglalkoztatási forma és adat (EFO, nyugdíjas, megváltozott munkaképesség, kedvezmények, eltartottak) – ehhez több mint 15 HR-törzsadatlista készült
• Nagyon érzékeny személyes és béradatok a csoport összes cégének dolgozóiról egy rendszerben – a dolgozók saját belépéssel, az irodától külön felületen kérnek szabadságot

Menet közbeni változások

Egy nagy projektben mindig változik valami. Ezeket így kezeltük.

Ütemezés

1. 2024. november – 2025. január

   Indulás: cégek, számlakép, nyomtatás cégenként, költséghelyek, bejövő számla státusszal

2. 2025. február–március

   Tesztelés és élesítés: analitika, NAV-beküldés (kimenő, előleg, helyesbítő), kintlévőség, fizetési felszólítás, pénztár forintban és euróban

3. 2025. április–május

   HR-modul: dolgozói adatlap, szabadságtípusok és -naptár, dolgozói belépés, jelenléti ív

4. 2025. június–október

   EFO-szerződés, beosztás és szabadság, e-mail-értesítések, HR-analitika, próbaidő, kifizetések az analitikában

5. 2026. február – július

   Dolgozói dokumentumok kiadása e-mail-értesítéssel, áfakulcsonkénti összesítő a számlaképen